Meestgestelde vragen
Algemeen   E-mail   Agenda   Contactpersonen   Documenten  

Inhoud

  1. 1 Uw agenda-afspraken migreren
    1. 1.1 Mijn nieuwe Google-agenda is leeg. Hoe krijg ik mijn vergaderingen terug in mijn agenda?
  2. 2 Uw agenda instellen
    1. 2.1 Hoe stel ik de tijdzone in voor mijn agenda?
    2. 2.2 Voorziet Google Agenda in afspraakherinneringen?
    3. 2.3 Ik heb herinneringen ingesteld, maar zie ze niet. Waarom niet?
    4. 2.4 Kan ik meerdere tijdzones weergeven in mijn agenda?
  3. 3 Vergaderingen plannen
    1. 3.1 Kan ik vergaderruimten en resources boeken met Google Agenda?
    2. 3.2 Kan ik meerdere vergaderruimten tegelijk boeken?
    3. 3.3 Kan ik een mailinglijst van onze bedrijfsdirectory uitnodigen voor een vergadering?
    4. 3.4 Kan ik deelnemers uitnodigen van buiten het domein van mijn organisatie?
    5. 3.5 Krijg ik een melding als een genodigde mijn uitnodiging voor een vergadering accepteert?
    6. 3.6 Kan ik een lijst van deelnemers bekijken die mijn uitnodiging hebben geaccepteerd?
    7. 3.7 Wat is het maximum aantal genodigden voor een vergadering?
    8. 3.8 Kan ik een terugkerende vergadering instellen?
    9. 3.9 Kan ik een optionele deelnemer uitnodigen voor een vergadering?
    10. 3.10 Kan ik "live" links maken in mijn afspraakbeschrijving?
    11. 3.11 Kan ik in een terugkerende vergadering slechts één vergadering bewerken?
    12. 3.12 Kan ik een vergadering persoonlijk maken?
  4. 4 Bestandsbijlagen in Google Agenda
    1. 4.1 Kan ik bestanden toevoegen aan een uitnodiging voor een vergadering?
    2. 4.2 Ontvang ik bijlagen van vergaderingen die zijn gepland in Microsoft Outlook of Lotus Notes?
  5. 5 Agenda's delen
    1. 5.1 Welk toegangsniveau hebben anderen tot mijn agenda? Is mijn agenda openbaar?
    2. 5.2 Als ik toegang wil tot de agenda van mijn manager, moet hij/zij mij dan toestemming geven?
    3. 5.3 Als iemand een agenda met mij deelt, kan ik dan e-mail ontvangen als mensen uitnodigingen van die persoon accepteren?
    4. 5.4 Als iemand een agenda met mij deelt, kan ik de agenda dan verbergen?
  6. 6 Uitnodigingen voor vergaderingen
    1. 6.1 Als ik wordt uitgenodigd voor een vergadering, kan ik dan een ander tijdstip voorstellen?
    2. 6.2 Kan ik een uitnodiging doorsturen naar een collega?
    3. 6.3 Kan ik Google Agenda-uitnodigingen accepteren die zijn verzonden vanuit een ander agendaprogramma?

Uw agenda-afspraken migreren

Mijn nieuwe Google-agenda is leeg. Hoe krijg ik mijn vergaderingen terug in mijn agenda?

U heeft verschillende opties voor het migreren van oude agendagegevens naar Google Apps. Ga voor meer informatie naar Gegevensmigratie.

Uw agenda instellen

Hoe stel ik de tijdzone in voor mijn agenda?

Ga als volgt te werk als u de standaard tijdzone en andere instellingen wilt wijzigen:

  1. Ga naar Google Agenda.
  2. Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op Instellingen.
  3. Selecteer een taal in het gedeelte Taal op de pagina Algemeen.
  4. Selecteer de gewenste opties in de gedeelten Land en Uw huidige tijdzone.
  5. Selecteer een optie in het gedeelte Datumnotatie.
  6. Selecteer een optie in het gedeelte Tijdnotatie.
  7. Klik op Opslaan onder aan de pagina.

Voorziet Google Agenda in afspraakherinneringen?

Ja, in Google Agenda verschijnt standaard een pop-upherinnering 10 minuten voor aanvang van een afspraak. U kunt de tijd van de herinnering wijzigen in uw agenda-instellingen.

Ik heb herinneringen ingesteld, maar zie ze niet. Waarom niet?

Als u afspraakherinneringen wilt ontvangen, moet uw agendavenster geopend zijn.

Kan ik meerdere tijdzones weergeven in mijn agenda?

Ja, u kunt twee tijdzones weergeven in Google Agenda. Als u een andere tijdzone wilt toevoegen aan uw agendaweergave, klikt u op Instellingen. Selecteer een andere tijdzone in de lijst Extra tijdzone onder Uw huidige tijdzone op het tabblad Algemeen.

Vergaderingen plannen

Kan ik vergaderruimten en resources boeken met Google Agenda?

Ja, als ze zijn ingesteld door uw Google Apps-beheerder. Klik in uw uitnodiging op de link Beschikbaarheid gast en resources controleren. In het venster Tijdstip zoeken dat nu wordt geopend, kunt u zoeken naar resources of door de lijst van bronnen bladeren.

Kan ik meerdere vergaderruimten tegelijk boeken?

Ja, u kunt meerdere ruimten of bronnen boeken voor uw uitnodiging voor een afspraak.

Kan ik een mailinglijst van onze bedrijfsdirectory uitnodigen voor een vergadering?

Ja, u kunt een mailinglijst (groep) in de bedrijfsdirectory uitnodigen voor een vergadering. Elk lid van de groep ontvangt een e-mailuitnodiging. Houd er echter rekening mee dat niet alle leden van de groep in de e-mailuitnodiging worden weergegeven. Bovendien worden de leden van de groep in de uitnodiging alleen in de agenda van elke genodigde weergegeven als u toestemming heeft de ledenlijst van de groep te bekijken.

Kan ik deelnemers uitnodigen van buiten het domein van mijn organisatie?

Ja, u kunt uitnodigingen voor vergaderingen verzenden naar elk e-mailadres.

Krijg ik een melding als een genodigde mijn uitnodiging voor een vergadering accepteert?

Meldingen zijn standaard uitgeschakeld. U kunt echter herinneringen inschakelen en ervoor kiezen een pop-upmelding of een e-mailbericht te ontvangen:

  1. Ga naar Google Agenda.
  2. Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op Instellingen.
  3. Klik op het tabblad Agenda's.
  4. Klik onder Mijn agenda's op de link Meldingen voor uw agenda.
  5. Kies de gewenste instellingen.
  6. Klik op Opslaan.

Kan ik een lijst van deelnemers bekijken die mijn uitnodiging hebben geaccepteerd?

Ja. Open de afspraakdetails om te zien wie uw uitnodiging heeft geaccepteerd.

Wat is het maximum aantal genodigden voor een vergadering?

Het maximum aantal genodigden is 500. Als u meer dan 500 mensen wilt uitnodigen voor een vergadering, neemt u contact op met uw Google Apps-beheerder. Hij of zij beschikt mogelijk over het hulpprogramma "Magic Meeting Maker", waarmee meer deelnemers kunnen worden uitgenodigd.

Kan ik een terugkerende vergadering instellen?

Ja, Google Agenda ondersteunt terugkerende vergaderingen volledig. Als u er een wilt instellen, selecteert u in uw uitnodiging voor een vergadering een optie in de vervolgkeuzelijst Herhalingen.

Kan ik een optionele deelnemer uitnodigen voor een vergadering?

Google Agenda bevat momenteel geen opties voor het specificeren van optionele deelnemers. Als een tijdelijke oplossing kunt u in het veld Beschrijving aangeven welke deelnemers optioneel zijn.

Kan ik "live" links maken in mijn afspraakbeschrijving?

Ja, maar alleen als u deelnemers niet toestaat de uitnodiging te bewerken (plaats geen vinkje in het selectievakje Gasten kunnen afspraak wijzigen). Als gastheer kunt u de uitnodiging altijd bewerken; de links worden niet als "live" weergegeven in uw eigen agenda. U ziet de live links echter wel in de afspraakbevestiging die u ontvangt.

Als u in de afspraakbeschrijving een link wilt maken naar een website, voert u gewoon de URL in, bijvoorbeeld http://www.google.com.

U kunt ook gelinkte tekst maken met behulp van HTML-tags. Als u bijvoorbeeld de link Productinformatie wilt maken, gebruikt u HTML-code in de indeling <a href="www.een-url.com">Productinformatie</a>. Als de HTML-code geldig is, wordt deze in Google Agenda verborgen als u de afspraak opslaat (de tekst "Productinformatie" wordt dan getoond). In de uitnodiging die deelnemers ontvangen, wordt vervolgens een link gemaakt.

Kan ik in een terugkerende vergadering slechts één vergadering bewerken?

Ja. Open de vergadering die u wilt bewerken, maak uw wijzigingen en klik op Opslaan. Vervolgens wordt u door Google Agenda gevraagd of u uw wijzigingen alleen wilt toepassen op de geselecteerde vergadering, op alle vergaderingen of op alle toekomstige vergaderingen.

Kan ik een vergadering persoonlijk maken?

Ja, Google Agenda heeft privacyinstellingen. In de afspraakdetails selecteert u Privé, zodat alleen anderen die voor uw agenda geautoriseerd zijn tot Wijzigingen aanbrengen in afspraken (of hoger) de afspraak en de details ervan kunnen zien.

Bestandsbijlagen in Google Agenda

Kan ik bestanden toevoegen aan een uitnodiging voor een vergadering?

Ja, u kunt bestanden koppelen aan een uitnodiging voor een vergadering door links toe te voegen naar documenten in uw Google Documenten-directory. U kunt bijvoorbeeld een document maken in Google Documenten en vervolgens in uw uitnodiging een link naar dat document plaatsen. Veel bestandtypen, zoals Microsoft Office- en PDF-documenten, kunnen ook worden geüpload naar Google Documenten. Google Documenten genereert een URL voor het geüploade bestand, die u vervolgens kunt toevoegen aan uw uitnodiging.

Hier volgen een paar andere manieren om bestandsbijlagen toe te voegen aan uw uitnodigingen voor vergaderingen:

  • Alternatief 1: plan de vergadering en stuur de bijlage vervolgens in een afzonderlijk e-mailbericht.
  • Alternatief 2: publiceer het document op het intranet en voeg aan uw uitnodiging voor een vergadering een link toe naar een document.
  • Alternatief 3: plan de vergadering via Gmail door een nieuw e-mailbericht op te stellen voor uw deelnemers, de bijlage toe te voegen en vervolgens op Uitnodiging te klikken. Vermeld vervolgens de details van uw vergadering en verzend uw uitnodiging. Als u een ruimte wilt reserveren voor uw vergadering, moet u eerst een ​​aparte uitnodiging maken in uw agenda. Zodra de ruimte is gereserveerd, kunt u de ruimte toevoegen aan uw e-mailbericht en de uitnodiging verzenden.

Ontvang ik bijlagen van vergaderingen die zijn gepland in Microsoft Outlook of Lotus Notes?

Ja. Als iemand u via Outlook of Notes een uitnodiging stuurt voor een vergadering met een bijlage, ontvangt u de bijlage in de e-mailuitnodiging. De bijlage wordt echter niet weergegeven in de afspraak in uw agenda.

Agenda's delen

Welk toegangsniveau hebben anderen tot mijn agenda? Is mijn agenda openbaar?

Uw agenda wordt standaard gedeeld met iedereen  in uw domein en alleen de beschikbaar/bezet-informatie van uw agenda is zichtbaar. U kunt delen van agenda's echter uitschakelen.

Als u uw agenda wilt delen met iedereen in uw domein, kunt u aangeven of alleen beschikbaar/bezet-informatie wordt weergegeven, of alle afspraakdetails. U kunt uw agenda ook delen met specifieke personen en ze een van de volgende toegangniveaus toekennen:

  • Alleen beschikbaar/bezet-informatie bekijken
  • Alle afspraakdetails bekijken
  • Wijzigingen aanbrengen in uw agenda
  • Wijzigingen aanbrengen en uw agenda delen met anderen

Als ik toegang wil tot de agenda van mijn manager, moet hij/zij mij dan toestemming geven?

Ja. Als u toegang wilt tot de agenda van een andere werknemer, moet de betreffende persoon u toestemming geven door de agenda-instellingen aan te passen.

Als iemand een agenda met mij deelt, kan ik dan e-mail ontvangen als mensen uitnodigingen van die persoon accepteren?

Ja, u kunt meldingen instellen voor een gedeelde agenda. Meldingen zijn echter standaard uitgeschakeld. Ga als volgt te werk om ze in te schakelen:
  1. Ga naar Google Agenda.
  2. Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op Instellingen.
  3. Klik op het tabblad Agenda's.
  4. Klik op het tabblad 'Agenda's' op de link Meldingen voor de agenda.
  5. Kies de gewenste instellingen.
  6. Klik op Opslaan.

Als iemand een agenda met mij deelt, kan ik de agenda dan verbergen?

Ja, u kunt de agenda verbergen door erop te klikken in de lijst van agenda's links naast uw agendaweergave.

Uitnodigingen voor vergaderingen

Als ik wordt uitgenodigd voor een vergadering, kan ik dan een ander tijdstip voorstellen?

Niet direct. Maar er is een gemakkelijke oplossing. Open eerst de uitnodiging. Onder Komt u?, selecteert u Misschien. Kies vervolgens een van de volgende mogelijkheden:

  • Als u wilt dat alleen de gastheer uw voorstel voor een ander tijdstip ontvangt, geeft u uw voorstel op in het veld Een notitie toevoegen.
  • Als u wilt dat alle deelnemers uw voorstel voor een ander tijdstip ontvangen, klikt u op de link Gasten e-mailen in de rechterbovenhoek om uw voorstel via een e-mailbericht naar een of meer deelnemers te sturen.

Kan ik een uitnodiging doorsturen naar een collega?

Ja, als de gastheer van de vergadering de mogelijkheid heeft geselecteerd dat gasten anderen kunnen uitnodigen. Als dat het geval is, klikt u in uw uitnodiging voor de vergadering op Gasten toevoegen. Typ vervolgens het adres waarnaar u de uitnodiging wilt doorsturen en klik op Opslaan. U wordt door Google Agenda gevraagd of u de nieuwe gast een uitnodiging wilt sturen. De nieuwe gast ontvangt dan altijd updates over de vergadering van de gastheer. De gastheer van de vergadering ontvangt per e-mail bericht dat u een andere deelnemer heeft uitgenodigd.

Kan ik Google Agenda-uitnodigingen accepteren die zijn verzonden vanuit een ander agendaprogramma?

Ja. Als iemand buiten uw domein u een uitnodiging stuurt van een ander type agenda, kunt u de uitnodiging doorgaans accepteren vanuit Google Agenda. Indien mogelijk, plaatst Google Agenda de link Toevoegen aan agenda in de uitnodiging. U hoeft alleen maar op de link te klikken om de uitnodiging toe te voegen aan uw Google-agenda. Als de uitnodiging geen link bevat en de standaard .ics-indeling heeft (zoals Microsoft Outlook- en Lotus Notes-uitnodigingen), kunt u het .ics-bestand downloaden en het vervolgens uploaden naar Google Agenda.

Community
Blogs
Google At Work
Google Apps-updates
E-mailmeldingen
RSS-feeds